Προσωπικά, με έχει βολέψει το εξής:
Ένας φάκελος πχ. "Εργα", με υποφακέλους για κάθε έτος: 2010, 2011,2012 κοκ.
Σε κάθε υποφάκελο έτους υπάρχει σχετική αρίθμηση των έργων, δηλαδή 11001......, 11002......, 11003...... (για το έτος 2011), 19001....., 19002..... κτλ (για το έτος 2019), οπότε ξεχωρίζουν ανά έτος και ποιο είναι πιο πρόσφατο (ανάλογα με την αρίθμηση δηλ. το 19020...... είναι πιο πρόσφατο από το 19018........).
Για ονομασία, επειδή ο ιδιοκτήτης του ακινήτου μπορεί να αλλάξει, όχι όμως και η διεύθυνση, προτιμώ να αναφέρεται πρώτα η διεύθυνση πχ.:
18003Oikodomi_Spartis5_Papadopoulos ή 19012Agrotemaxio_Naxos_Petropoulos ή 19021Katastima_Sokratous2_Giannopoulos
Εναλλακτικά, η αρίθμηση μπορεί να είναι 2013001, 2013002 κτλ, και να υπάρχει και δεύτερος φάκελος εκτός από τα "ΕΡΓΑ" (πχ. τα ΠΕΑ αν υπάρχει μεγάλος όγκος δουλειάς).
Για backup, αποθήκευση κάθε μήνα τουλάχιστον, σε 2 διαφορετικούς εξωτερικούς σκληρούς δίσκους.